国内企业赴国外参展的注意事项与现场贸易指南

《国内企业赴国外参展的注意事项与现场贸易指南》

指南共分几个阶段分发给报展企业：

第一部分：所有报展企业，客户管理系统自动回复。

第二部分：参展前的工作计划

第三部分：旅行忠告和物品准备

第四部分：国际展会中关于运输、搭建方面的小知识

部分指导性文件如下，每个项目可根据具体项目情况的不同，给企业提供系列资讯服务，更加全面丰富的指导客户如何参展，如果能更好的得到贸易成果。

（一）多参加国际性展会不愁商机不来

    事实证明，通过展会寻找客户的成本要远远低于其它销售渠道的成本。因此，现在有越来越多的国家和地区、越来越多的行业通过举办各种形式的商业展会，展示新科技和新产品，促进贸易与合作，特别是国际化程度高的专业性贸易展览会，已成为全球化的商品交易市场。

要想在展位的设计、宣传上有过人之处，就需要多交流、多沟通，将国外好的经验与国内企业的强项结合起来完成一次顺利国际参展工作，鸿尔展览希望用我们真诚的建议来提高您参加国际展会的品质。

了解展会的性质（清晰联络方式、明确时间安排）

首先要了解你所选择的市场的特点，无论是产品的型号、价格，还是当地展览会的特点、形式都要有一个基本了解。此外，如果国内企业作为参展商参展，还要注意在企业或品牌形象的宣传上下功夫，比如展台的设计等。现今鸿尔已经有了专门的制作部门来满足企业的特装服务。在一个展会上，每个参展商的展位都是不同的，因为大家都要反映各自不同的形象。如果想在设计、宣传上有过人之处，就需要多与别人交流，将别人好的经验与自己的强项结合起来。

多年来鸿尔与中国出口企业共同感受到，费用自然会对国内厂商展示自己有一定的影响，但不是主要原因，最重要的还是要发挥出自己企业或品牌的形象特点。国外企业在认定一个展览后，往往具有长期参与的意识，通过不断变化的新形象来加强市场对自己公司的认识，从而获得长期的效益。衡量一个专业贸易展会，其中最重要的标准就是贸易商机。     （展会名字）是一个拥有悠久历史的高专业水平的     展，几乎囊括了北美所有的批发商、零售商和进出口商，很多美国大型连锁店、百货店可以每届必到     展来进行采购洽谈。特别是一些世界知名的零售巨头，如沃尔玛、GAP等的全球采购总经理都会亲临展会。

专业观众的资料以及当地贸易的惯例

展区分布是极具特色的。她主要按品种类别来划分不同展区，这很投合国际采购商的味口。一般来说，比如沃尔玛，负责不同品种经营的采购经理就会到各自不同的区域进行订货采购。

如何建立国际品牌

　　从眼下参加国际展会的中国企业的整体情况看来，他们在国际展会上进行品牌宣传、企业形象推广方面与国外知名企业相比，还存在一些比较突出的问题。譬如没有全面展示的意识和吸引人的展台，展位面积不大，展台设计不新颖。以在    参展的企业为例，相当多中国企业在参加这样的展览时，以为在展柜上挂几个展品可以了。而国际参展商却把这样的展会作为全面展示企业形象的舞台。他们会花上百万美元，甚至是上千万美元来设计有个性和充分显示企业文化的展柜，选择公司最漂亮的女孩或是最英俊的男孩站在展柜前，他们具有非常强的语言表达能力和交际能力，从而对公司的形象和产品进行全方位的展示。对此，有几位美国专家在谈论其感受时说，无论是中国产品还是印度产品，包括其它许多不发达国家的产品，有许多都相当好，但是往往缺乏充分的展示，从而显现不出其特点来。再者，没有很好的英语沟通能力，对其贸易规定，关税和风俗等不了解。不少参展的中国企业，一般都只有两个人，一个老总，一个翻译。当有人想订货时，却因为翻译发音不准或对贸易规定不了解，而产生沟通上的困难，很难交易成功。（优秀的外贸业务人员）

很多中国企业在参加一次展览后希望马上就有回报或是抱着看一看的想法，一旦与自己的期望有相违背，就随时放弃。而国外企业在认定一个展览后，往往具有长期参与的意识，通过不断变化的新形象来加强市场对自己公司的认识，从而获得长期的效益。对于企业来说，任何时候都讲究投资收益，当然企业参加展会的收益不仅仅是当时拿下多少单子，潜在的形象收益和未来的客户拓展也是很重要的。

企业在确定自己的行业位置和产品情况来选择跟自己的实力和展会的性质相一致的展会。比如今年的     展，在去年的    中国   多家    出口企业组成的中国国家展团就非常务实，但大家都在接单加工业务中取得了良好业绩。

其它同类展会推荐：

目前国际上规模比较大的展会主要有：德国展(CPD)、美国展、意大利展、巴黎展等等，都是中国纺织服装企业开拓国际尤其是美市场一个重要窗口。

“对于参展的准备工作，我觉得越充分越好，因为到了现场再后悔就来不及了。准备的基础就是了解展会的性质、参观者的资料以及当地的惯例。参展商良好的服务、出众的产品形象、优秀的业务人员是获得青睐的重要因素。费用应该不是一个影响国内企业参展国际展会的主要原因。这很好理解，对于企业来说，任何时候都讲究投资收益，当然企业参加展会的收益不仅仅是当时拿下多少单子，潜在的形象收益和未来的客户拓展也是很重要的”。

参展商对专业观众的良好的服务

“我认为企业在参展前所做的准备：一是展品；二是资料，通常这些资料要注重实际；三是企业应在自己的展会区内摆设小食品、糖果、饮料等以方便贸易商取用；四是需懂得德语、英语的专业人员在场”。

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（二）参展整年计划

国际性商业展览是代理商接触进口产品最直接的途径，当然也是参展厂商录求代理商，并与潜在客户商谈的绝佳商机。然而参展，尤其是参加国际大展，并非易事，从展前准备、展览期间的应对至展后的后续连击，都与参展的效果息息相关。

    美国展览者杂志指出，参加国际展最好能在一年前即开始准备，并将整年计划划分为四个阶段，依序完成，方能达至预期的理想目标。

十二个月前

1、从展览的规模、时间、地点、 专业 程度、目标 市场 等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；

2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；

3、选定场地；(一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置)；

4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；

九个月前

1、设计 展览 结构；

2、取得 展览管理 公司的设计批准；

3、选择并准备参展产品；

4、与国外潜在客户及目标顾客联络；

5、制作 展览 宣传册；

六个月前

1、以广告或邮件等进行推广活动；

2、确定旅行计划；

3、支付展场及其他所需服务的预先付款；

4、复查公司的参展说明书、传单、 新闻 稿等,并准备必要的翻译；

5、安排 展览 期间翻译员；

6、向服务承包商及 展览 组织单位定购广告促销；

三个月前

1、继续追踪产品 推广 活动；

2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；

3、将展位结构设计做最后的决定；

4、计划访客回应处理程序；

5、训练参展员工；

6、排定 展览 期间的约谈；

7、安排 展览 现场或场外的招待会；

8、购买 外汇 ；

四天前

1、将运货文件、 展览 说明书等额外影印本放入公事包；

2、在此确认出行日程

两天前

1、抵达，饭店登记；

2、视察 展览 厅及场地；

3、咨询 运输 商，确定所有运送物品的抵达；

4、指示 运输 承包商将物品运送至会场；

5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；

6、与 展览 组织代表连络，告知通讯 方法 ；

7、访问当地顾客；

一天前

1、确定所有物品运送完成；

2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；

3、布置展位；

4、将所有活动节目做最后的决定；

5、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；

6、准备好促销用品；

7、与公司参展员工、翻译员等进行交流；

展览期间

1、尽早到会场；

2、实地观察后尽早预约明年场地；

3、详细记录每个到访客户的情况及要求，勿凭事后记忆；

4、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；

5、每日与员工进行工作总结；

7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，即时处理及回应；

展览结束

1、监督摊位拆除；

2、处理商机；

3、寄出谢卡

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国际展会中关于运输、搭建方面的小知识（有特装的企业重点提示）

（根据具体项目情况而不同）

各国、各地的展览会对展览设计、施工都会有各种各样的管理规定和限制。很多规定和限制是与维护公共安全和公共秩序有关，您了解吗？

　　（1）有关展台的规定。高度限制：展览会对展架及展品都有限制规定，尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严，限高往往不是禁止超高，如果办理有关手续并达到技术标准，有可能获准超高建展台、布置展品。开面限制：很多展览会禁止全封闭展台，如果展台封闭，展览会就失去展示作用，参观者就会有抱怨，但是展出者需要封闭办公室、谈判室、仓库等,因此，协调的办法一般是规定一定比例的面积朝外敞开。这个比例一般是70％，允许30％以下的面积封闭。

　　（2）有关展览用具的规定。展架展具材料的限制：在很多国家，展览会规定必须使用经防火处理的材料，限制使用塑料，限制危险化学品。电器的规定：绝大部分国家的展览会对电器都有严格的规定，所用电器的技术指标必须符合当地规定和要求。

　　（3）有关人流的规定。走道限制：主要是对走道宽度的规定和限制，为保证人流的畅通，展览会规定走道宽度，禁止展出者的展台、道具、作品占用走道；电视、零售商品往往造成堵塞，因此也有相应的要求，比如电视不得面向走道，柜台必须离走道一定距离等。

　　（4）有关消防的规定。消防环境的规定：如果是大面积的展台，必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。消防器材的规定：必须配备消防器材。人员的规定：有些展览会要求展台指定消防负责人，并要求全体展台人员知道消防规定和紧急出口等。

　　（5）有关展品的规定和限制。主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决；超重展品可以使用地托，分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机器。对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。

　　（6）有关环境的规定。音量限制：背景音乐由展览会组织者安排，展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。色彩限制：若展览会组织者想取得协调效果，往往会提出色彩要求。要求展出者使用某种基本色调或标题色调。展览会还可能会提出标题字型、大小，这方面的规定大多比较宽松。展出者只要遵守规定，并不干扰周围展台（比如噪音太大），展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。

　　（7）有关劳工的规定。很多国家（尤其是发达国家）规定，展场劳工必须是工会注册工人。不允许展出者自己动手。比如在美国纽约，如果展出者拿起锤子想钉根钉子，当地工人就会夺下锤子阻止你干活。美国人剥夺你的“劳动权”，听起来很荒唐，但是却是事实，还必须遵守。

（8）有关手续的规定。展览会大多要求展出者将设计送审，并要求展出者施工前办理手续.。

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旅行忠告及物品准备（三）：（略）